Privacy Policy

Fuel Card Services Ltd – Privacy Statement

This privacy statement sets out

  • what information Fuel Card Services collects from you and why;
  • how Fuel Card Services uses and protects any information that you give; and
  • how you can access and manage your information.

Fuel Card Services Ltd is committed to ensuring that your privacy is protected.   Should we ask you to provide certain information by which you can be identified, you can be assured that it will only be used in accordance with this privacy statement.

Fuel Card Services Ltd may change this statement from time to time by updating this page. We will make clear whenever any changes are made.   This statement is effective from May 2018.

What we collect

We may collect the following information:

  • name
  • job title
  • contact information including email address
  • demographic information such as postcode, preferences and interests
  • information relevant to specific customer offers and/or surveys which will be explained at the time.

What we do with the information we gather

We require this information to understand your needs and provide you with a better service. In particular, we will use it for the following legitimate interests of our business:

  • monitoring, recording and storing telephone or email communications for the purpose of internal training, to improve the quality of our customer service and in order to meet any legal and regulatory requirements.
  • improving our products and services.
  • customising our website according to your interests.
  • periodically sending you promotional mails, emails or SMS messages about new products, special offers or other information which we think you may find interesting using the contact details which you have provided.
  • use your information to contact you for market research purposes; and
  • contact you by phone in relation to the above.

We will also use your information to manage our contractual relationship with you for:

  • internal record keeping and account management purposes (e.g. verifying your identity and fulfilling orders you place); and
  • Contacting you by email, phone or mail for the purpose of account administration and/or processing and fulfilling orders.

If you contact us or we contact you, we may ask for certain information from you to confirm your identity, check our records and deal with your account efficiently and correctly.

Where we have asked for your consent to use your personal information for a particular purpose, this consent may be withdrawn by you at any time.  Please see the section entitled ‘Controlling your personal information’ below.

Security

The security of your information is very important to us. As part of our commitment to keeping your data safe, our technical experts maintain physical, electronic and managerial procedures to keep safe the information we collect online.

Only authorised employees and carefully checked agents, contractors and sub-contractors, who provide a particular data processing service for us, are permitted access to your data. These people will only be allowed access to your data for the purposes identified within this Privacy Policy, processing it on our behalf or for IT security and maintenance.

If a third party processing your data on our behalf is located in a non-EU country that does not have data protection laws equivalent to those in the EU, we will always take appropriate additional steps to ensure that your personal information is kept safe and secure by those processing your data on our behalf. This will generally involve ensuring that such third party agrees to sign up to a formal legal agreement committing such party to comply with standards equivalent to those that would apply where that party to be located within the EU.

We aim to protect all of our customers from fraud. As part of this, we may use your personal information to verify your identity to help prevent or detect fraud. These checks may involve your information being disclosed to credit reference agencies, who may keep a record of that information. This is not a credit check and your credit rating will be unaffected.

Sometimes, you might wish to disclose sensitive information to us, we will only use sensitive data for the specific reason you disclosed it to us and we will take extra care to keep it secure. From time to time, we will check with you that we may continue to use that sensitive data for the specified purpose, you may withdraw your consent at any time.

How long we hold your information for

The time period for which we keep information varies according to what we use the information for. Unless there is a specific legal requirement for us to keep information, we will keep your information for as long as it is relevant and useful for the purpose for which it was collected.

Where we are using your personal information to send you marketing information we will retain it for as long as you have an active account with us and then for 18 months after your account ceases to be active.   We understand that you will not buy from us on every occasion but frequently we see repeat purchases from customers in this time period. We will retain your account information for 7 years in line with relevant tax and contract requirements.

You are entitled to request that we erase your personal information at any time, for example where you cease to be an active customer of ours.  Whilst we will generally seek to comply with your request, there will be circumstances where we are entitled to retain such personal information (e.g. in respect of legal claims).

Controlling your personal information

You may choose to restrict or control the collection or use of your personal information in the following circumstances:

  • when you are asked to fill in a form on the website or elsewhere (ensure that you do not tick any box which consents to our use of your personal information if you do not want us to use your personal information for those purposes);
  • if you have previously agreed to us using your personal information for specific purposes and wish to change your mind;
  • If you wish for your personal information to be erased from our systems;
  • If you wish for us to transfer your personal information to a third party (e.g. another service provider). In this case,  we will provide you with certain personal information held by us for you to pass to that third party (or, in certain circumstances, we may be able to transfer that data to such third party directly if you wish for us to do so).

You have the right to:

  • know that information is being processed;
  • access information that is being proccessed;

(a)          where personal data is kept for the purpose of preventing, detecting or investigating offences and related matters; and

  • where the data is given by another person in confidence.

If you want to remove a consent or request erasure or transfer of your personal information, you may do so at any time by writing to us at GDPR Enquiries, Fuel Card Services Ltd, Alexandra House, Lawnswood Business Park, Redvers Close, Leeds, LS16 6QY, emailing us at GDPR@fuelcardservices.com or calling us on 0113 3846264.

We will not sell, distribute or lease your personal information to third parties unless we have your permission or are required by law to do so.  Where we do seek your permission we will name the relevant third party at the time we seek such permission from you and any such permission shall be limited to that third party.

Sometimes we may have to pass information to statutory bodies authorised to obtain data under various legislation, such as the police or tax authority.

If you believe that any information we are holding on you is incorrect or incomplete, please write, email or call us as soon as possible, using the details set out above. We will promptly correct any information found to be incorrect.

To protect your privacy and security, we will take reasonable steps to verify your identity before granting access or making corrections.

This policy replaces all previous versions and is correct as of May 2018.   We reserve the right to change the policy at any time.

Cookies

How we use cookies

Cookies are alphanumeric identifiers which enable our systems to recognise your browser in order that we can provide you with easy use of the various services available on the website.

Cookies allow web applications to respond to you as an individual. The web application can tailor its operations to your needs, likes and dislikes by gathering and remembering information about your preferences.

We use traffic log cookies to identify which pages are being used. This helps us analyse data about web page traffic and improve our website in order to tailor it to customer needs. We only use this information for statistical analysis purposes and then the data is removed from the system.

Overall, cookies help us provide you with a better website, by enabling us to monitor which pages you find useful and which you do not. A cookie in no way gives us access to your computer or any information about you, other than the data you choose to share with us.

You can choose to accept or decline cookies. Most web browsers automatically accept cookies, but you can usually modify your browser setting to decline cookies if you prefer. However, this may prevent you from taking full advantage of the website.

The below explains the cookies we use and why.

Cookie name: Google Analytics (Google Inc.)
Purpose: Google Analytics is a web analysis service provided by Google Inc. (“Google”). Google utilizes the Data collected to track and examine the use of this Application, to prepare reports on its activities and share them with other Google services.
Google may use the Data collected to contextualize and personalize the ads of its own advertising network.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: US – Privacy Policy – Opt Out

Cookie name: AdWords Remarketing (Google Inc.)
Purpose: AdWords Remarketing is a remarketing and behavioral targeting service provided by Google Inc. that connects the activity of this Application with the Adwords advertising network and the Doubleclick Cookie.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: US – Privacy Policy – Opt Out

Cookie name: Display Advertising extension for Google Analytics (Google Inc.)
Purpose: Google Analytics on this Application might use Google’s Interest-based advertising, 3rd-party audience data and information from the DoubleClick Cookie to extend analytics with demographics, interests and ads interaction data.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: US – Privacy Policy – Opt Out

Cookie name: Google AdWords conversion tracking (Google Inc.)
Purpose: Google AdWords conversion tracking is an analytics service provided by Google Inc. that connects data from the Google AdWords advertising network with actions performed on this Application.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: US – Privacy Policy

Cookie name: Google Tag Manager (Google Inc.)
Purpose: Google Tag Manager is an analytics service provided by Google Inc.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: US – Privacy Policy

Social sharing is run by other companies on our website. These companies may place cookies on your computer when you use them on our site or if you are already logged in to them. Here is a list of places where you can find out more about specific services that we may use and their use of cookies:

  1. Twitter’s privacy policy
  2. Google’s Terms of Service
  3. LinkedIn’s Privacy Policy
  4. Facebook’s data use policy
  5. AddThis (the service that runs our social sharing buttons)

Cookie name: AddThis
Purpose: Adestra website carries embedded ‘share’ buttons to enable users of the site to easily share articles with their friends through a number of popular social networks. These sites may set a cookie when you are also logged in to their service. Adestra does not control the dissemination of these cookies and you should check the relevant third party website for more information about these.
Cookie detail: __atuvc

Cookie Name: adestra_ctrk
Description: MessageFocus conversion tracking
Purpose: This cookie is served when a user clicks on a link in a MessageFocus email, and is used to detect when users perform particular actions via our conversion tracking system.

Cookie name: Outbrain Inc
Purpose: Cookies and Usage Data.
Personal Data collected: See Privacy Policy –  https://www.outbrain.com/legal/

Cookie name: Infinity Tracking Limited
Purpose: Cookies and Usage Data
Personal Data collected: See Privacy Policy – https://www.infinity.co/uk/privacy-policy

Cookie name: Lead Forensics Limited
Purpose: Cookies and Usage Data
Personal Data collected: See Privacy Policy – https://www.leadforensics.com/privacy-and-cookies/

If you wish to learn more about cookies go to www.aboutcookies.org.

May 2018

 

FCS Tankkarten Lösungen GmbH.
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung legt Folgendes fest:
  • Art der Informationen, die von FCS Tankkarten Lösungen erhoben werden und warum;
  • Verwendung und Schutz der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen durch Fuel Card Services; und
  • Zugriff und Verwaltung auf Ihre Daten.
FCS Tankkarten Lösungen GmbH. verpflichtet sich, sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre geschützt wird. Sollten wir Sie bitten, bestimmte Informationen, die Sie identifizie ren würden, bereitzustellen,
können Sie sicher sein, dass diese Informationen nur gemäß dieser Datenschutzerklärung verwendet
werden.
FCS Tankkarten Lösungen GmbH. kann diese Erklärung durch Aktualisierung dieser Webseite von Zeit
zu Zeit ändern. Wir werde n klarstellen, wenn Änderungen vorgenommen werden. Diese Erklärung
gilt ab Mai 2018.
Welche Informationen wir erheben
Wir können die folgenden Informationen erheben:
  • Name
  • Berufsbezeichnung
  • Kontaktdaten einschließlich E-Mail-Adresse
  • Demografische Informationen, wie z. B. PLZ, Präferenzen und Interessen
  •  Informationen, die für bestimme Kundenangebote und/oder Umfragen relevant sind und zu gegebenem Zeitpunkt erklärt werden.
Was wir mit den erhobenen Daten machen
Wir benötigen diese Daten, um Ihre Anforderungen zu verstehen und Ihnen einen besseren Service
bieten zu können. Insbesondere werden wir die Daten für die folgenden rechtmäßigen Interessen
unseres Unternehmens verwenden:
  • Überwachen, Aufzeichnen und Speichern von Telefongesprächen oder E-Mail- Kommunikation für interne Schulungen, um die Qualität unseres Kundendienstes zu verbessern und um rechtliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen.
  • Verbesserung unsere Produkte und Dienstleistungen.
  • Anpassung unserer Webseite gemäß unserer Interessen.
  • Regelmäßiges Versenden von Briefen, E-Mails oder SMS über neue Produkte, Sonderangebote oder andere Informationen, die für Sie interessant sein könnten, unter Verwendung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Kontaktinformationen.
  • Verwendung der Daten, um Sie zu Marktforschungszwecken zu kontaktieren.
  • Sie telefonisch in Bezug auf die oben genannten Punkte zu kontaktieren.
Wir werden Ihre Daten außerdem im Rahmen der Verwaltung der Vertragsbeziehung mit Ihnen wie
folgt verwenden:
  • Für interne Aufzeichnungen und Kontoverwaltung (z B. zur Überprüfung Ihrer Identität und Erfüllung Ihrer Aufträge); und
  • Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Post zum Zweck der Kontoverwaltung und/oder Bearbeitung und Erfüllung von Bestellungen.
Sollten Sie uns o der wir Sie kontaktieren, können wir nach bestimmten Informationen fragen, um
Ihre Identität zu bestätigen, unsere Aufzeichnungen zu prüfen und Ihr Konto effizient und korrekt zu
verwalten.
Wenn wir um Ihr Einverständnis zur Verwendung Ihrer personenbezoge nen Daten zu einem
bestimmten Zweck gebeten haben, können Sie dieses Einverständnis jederzeit widerrufen. Bitte
lesen Sie den Abschnitt „Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten“ weiter unten.
Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Daten ist für uns sehr wicht ig. Im Rahmen unserer Verpflichtung, Ihre Daten zu
sichern, verwenden unsere technischen Experten physikalische, elektronische und verwaltungstechnische Verfahren, um die Daten, die wir online erheben, zu sichern.
Nur autorisierte Angestellte und sorgfälti g überprüfte Agenten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die für uns bestimme Datenverarbeitungsdienste zur Verfügung stellen, haben Zugriff auf Ihre Daten. Diese Personen dürfen auf Ihre Daten nur für die in der Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke
zugreifen und diese für uns oder zu IT-Sicherheits-oder Wartungszwecken verarbeiten.
Befindet sich eine Drittpartei, die Ihre Daten für uns verarbeiten in einem Land außerhalb der EU
ohne gleichwertige Datenschutzgesetze, werden wir immer geeignete zusät zliche Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher sind und durch diese Drittpartei gesichert werden. Dies umfasst üblicherweise, dass diese Drittpartei eine formelle Vereinbarung unterschreibt, die diese Partei dazu verpflichtet, die Standards einzuhalten, die gelten würden, wäre diese Drittpartei in der EU ansässig. Unser Ziel ist, alle unsere Kunden vor Betrug zu schützen. Zu diesem Zweck können wir Ihre Daten nutzen, um Ihre Identität zu prüfen und so Betrug zu e rkennen und zu verhindern. Im Rahmen dieser Prüfungen können Ihre Daten an Kreditauskunfteien weitergegeben werden, die diese Daten speichern könnten. Dies ist keine Kreditauskunft und Ihre Kreditwürdigkeit wird dadurch nicht beeinflusst.
Manchmal kann es vorkommen, dass sie uns vertrauliche Informationen weitergeben. Wir verwenden vertrauliche Informationen nur für den spezifischen Zweck, für den Sie diese Daten zur Verfügung stellen, und werden besondere Sorgfalt walten lassen, diese Daten zu sichern. Von Zeit zu Zeit werden wir Sie fragen, ob wir diese vertraulichen Daten weiterhin für den angegebenen Zweck verwenden dürfen. Sie können Ihr Einverständnis jederzeit widerrufen.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Der Zeitraum, über den wir Daten speichern, hängt vom Verwendungszweck derselben ab. Soweit es keine gesetzlichen Bestimmungen gibt, nach denen wir die Daten aufbewahren müssen, speichern wir Ihre Daten solange, wie diese für den Zweck, für den diese erhoben wurden, relevant und nützlich sind.
Wenn wir Ihre Daten verwenden, um Ihnen Werbung zu schicken, speichern wir Ihre Daten, solange
Ihr Konto bei uns aktiv ist, sowie 18 Monate nachdem Ihr Konto nicht mehr aktiv ist. Wir verstehen,
dass Sie nicht bei jeder Gelegenheit bei uns Produkte erwerben, wir sehen aber oft wiederkehrende
Kunden in diesem Zeitraum. Für Steuerzwecke und vertragstechnische Anforderungen speichern wir
Ihre Kontoinformationen 7 Jahre.
Sie haben das Recht, jederzeit, z. B. wenn Sie kein aktiver Kunde mehr bei uns sind, das Lösch
en Ihrer personenbezogenen Daten zu fordern. Wir werden in der Regel versuchen, Ihrer Aufforderung
nachzukommen, allerdings sind wir unter bestimmten Umständen berechtigt, solche personenbezogenen Daten weiterhin zu speichern (z. B. in Bezug auf Rechtsansp rüche).
Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten
Unter den folgenden Bedingungen können Sie wählen, um die Erhebung oder Verwendung Ihrer
personenbezogenen Daten zu begrenzen oder zu kontrollieren:
• Wenn Sie gebeten werden, ein Formular über die Webseite oder anderweitig auszufüllen (stellen Sie sicher, dass Sie nicht ankreuzen, dass Sie mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind, wenn Sie der Verwendung zu diesen Zwecken nicht zustimmen);
• Wenn Sie zu einem früheren Zeitpunkt der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, aber nun Ihre Meinung geändert haben;
• Wenn Sie wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten aus unserem System gelöscht werden;
• Wenn Sie wünschen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben (z. B. einen anderen Dienstleistungsanbieter). In diesem Fall werden wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, übermitteln, sodass Sie diese an Dritte weitergeben können (in bestimmten Fällen können wir Ihre Daten direkt an die Drittpartei übermitteln, falls das von Ihnen gewünscht wird).
Sie haben folgende Rechte:
  • Zu wissen, dass Daten verarbeitet werden;
  • Zugriff auf die Daten, die verarbeitet werden;
  • Berichtigung von Daten, die verarbeitet werden;
  • Löschen von Daten, die von uns gespeichert werden (auch bekannt als „Das Recht auf Vergessen“);
  • Einschränkung der Verarbeitung;
  • Benachrichtigung über welche Daten berichtigt, gelöscht oder eingeschränkt wurden;
  • Portabilität (das Recht, die Übertragung an Dritte zu fordern);
  • Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.
Es ist wichtig zu beachten, dass dies kein absolutes Recht darstellt, alle Daten, die über Sie gespeichert werden, zu prüfen, da es verschiedene Ausnahmen zu diesem Recht gibt. Diesem umfassen:
(a) Personenbezogene Daten, die gespeichert werden, um Straftaten oder damit zusammenhängende Sachverhalte zu verhindern, zu erkennen oder zu untersuchen; und
(b) Daten, die von einer anderen Person vertraulich zur Verfügung gestellt wurden.
Wenn Sie Ihr Einverständnis widerrufen oder die Löschung oder die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen möchten, können Sie dies jederzeit schriftlich an GDPR
Enquiries, Fuel Card Services Ltd, Alexandra House, Lawnswood Business Park, Redvers Close, Leeds,
LS16 6QY, UK, per E-Mail an GDPR@fuelcardservices.com oder telefonisch über +44(0)1133846264 tun.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Erlaubnis verkaufen, weitergeben oder vermieten, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Wenn wir Ihr Einverständnis einholen, werden wir zu diesem Zeitpunkt den Namen der relevanten Drittpartei nennen und das Einverständnis ist auf diese Drittpartei beschränkt.
Manchmal kommt es vor, dass wir Daten an Körperschaften des öffentlichen Rechts weitergeben
müssen, die gemäß den verschiedenen Rechtsvorschriften autorisiert sind, diese Daten zu erhalten,
z. B. die Polizei oder das Finanzamt.
Sollten Sie der Meinung sein, dass Daten, die wir über Sie speichern, nicht richtig oder unvollständig
sind, kontaktieren Sie uns bitte so bald wie möglich über die oben angegebenen Kontaktinformationen. Wir werden umgehend alle Daten korrigieren, die sich als falsch herausstellen.
Um Ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen, werden wir angemessene Schritte unternehmen,
Ihre Identität zu prüfen, bevor Sie Zugriff erhalten oder Änderungen vornehmen können.
Diese Erklärung ersetzt alle früheren Versionen und gilt ab Mai 2018. Wir behalten uns das Recht
vor, jederzeit Änderungen vorzunehmen.
Cookies
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Zweck: Google Analytics ist ein Webanalysedienst von Google Inc. („Google“). Google nutzt die erhobenen Daten, um die Nutzung der Anwendung nachzuverfolgen und zu prüfen, um Aktivitätsberichte zu erstellen und diese mit anderen Google-Diensten zu teilen. Google kann die erhobenen Daten nutzen, um Werbung des Google-eigenen Werbenetzwerkes zu kontextualisieren und zu personalisieren.
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